Kennisbank

Begrippenlijst

Korte uitleg van begrippen die je tegenkomt bij offertes, facturen en btw. Het is algemene informatie en geen advies.

Aanbetaling: Een deel van de prijs dat de klant vooraf betaalt, meestal bij de start van de opdracht. Het restant volgt in de eindfactuur.; Met een aanbetaling dek je een deel van je kosten af en toont de klant dat het menens is. Bij een opdracht van 5.000 euro met 30 procent aanbetaling vraag je eerst 1.500 euro en later het restant. In Avsaro stel je per offerte een percentage in tussen 0 en 100, met een eigen betaaltermijn voor de aanbetaling en voor het restant. Na het akkoord maakt het portaal de aanbetalingsfactuur en de eindfactuur als concept voor je klaar. De eindfactuur verrekent wat al is betaald.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Aanbetaling vragen: hoe, hoeveel en hoe leg je het vast
Abonnement: Een afspraak waarbij je een dienst langere tijd levert tegen een terugkerend bedrag, zoals hosting, onderhoud of advies.; Bij een abonnement leg je vast wat je levert, hoe vaak je factureert en hoe lang de afspraak loopt. Een webbureau kan bijvoorbeeld voor 79 euro per maand het onderhoud van een site verzorgen. Looptijd, opzegtermijn en een eventuele prijsverhoging horen in de overeenkomst. In Avsaro maak je een abonnement vanuit een geaccepteerde offerte of los, en het portaal maakt op de afgesproken dag de factuur.; Lees over de functie: Abonnementen Lees de gids: Wat is een abonnement in je administratie? Uitleg
Archief: De plek waar afgeronde offertes, facturen en klanten staan, uit het zicht maar terug te vinden en terug te halen.; Archiveren in Avsaro betekent dat een offerte, factuur of klant uit je lijsten en tellers verdwijnt, met een reden erbij. Je vindt alles terug onder het filter Gearchiveerd en haalt het met een klik terug. Het portaal verwijdert geen facturen, genummerde offertes, betalingen of bewijsgegevens. Een gearchiveerde factuur met een openstaand bedrag blijft wel in het debiteurenrapport staan.; Lees over de functie: Archief en bewaartermijnen
AVG: De Algemene verordening gegevensbescherming: de Europese regels voor het verwerken van persoonsgegevens.; De AVG geldt voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt, dus ook voor jouw klantenlijst met namen, e-mailadressen en telefoonnummers. Je mag alleen gegevens verzamelen die je nodig hebt, je moet ze goed beveiligen en niet langer bewaren dan nodig. Gebruik je een externe partij voor de verwerking, dan leg je afspraken vast in een . Avsaro helpt met instelbare bewaartermijnen en een presentatiemodus die klantgegevens verbergt. Voor vragen over jouw situatie kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een jurist.; Lees over de functie: Archief en bewaartermijnen
Back-up: Een kopie van je gegevens op een andere plek, zodat je ze kunt terugzetten als het origineel verloren gaat of beschadigd raakt.; Een back-up is een reservekopie. Hoe vaak die wordt gemaakt, hoe lang hij bewaard blijft en waar hij staat, verschilt per oplossing. Een goede back-up staat op een andere plek dan het origineel, en je weet pas dat hij werkt als je hem hebt teruggezet. Vraag bij elk systeem waar je gegevens in staan hoe de back-up is geregeld en wie hem beheert.
Betaallink: Een persoonlijke link naar de factuurpagina van je klant, met alles wat nodig is om te betalen.; Elke factuur in Avsaro heeft een eigen link die je met de factuur meestuurt. De klant heeft geen account nodig. Op die pagina staan het bedrag, het IBAN, de tenaamstelling, het betalingskenmerk en de uiterste datum, met kopieerknoppen. Heb je gekoppeld, dan staat er ook een iDEAL-knop. Alleen wie de link heeft, kan de factuur zien.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Een betaallink op je factuur: wat het scheelt en waar je op let
Betaaltermijn: Het aantal dagen dat een klant heeft om een factuur te betalen, geteld vanaf de factuurdatum of de ontvangst.; Op je factuur staat de uiterste betaaldatum. Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven in de regel een termijn van 30 dagen. Veel ondernemers kiezen een kortere termijn, zoals 14 dagen. In Avsaro stel je een standaard betaaltermijn in en kun je hem per factuur aanpassen, tot 120 dagen. Bij een aanbetaling mag de termijn voor het voorschot anders zijn dan voor het restant.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Wat moet er op een factuur staan? Alle verplichte gegevens
Betalingsherinnering: Een vriendelijk bericht dat een factuur nog openstaat. Blijft betaling uit, dan volgt een strengere aanmaning.; Een herinnering gaat meestal vlak voor of net na de vervaldatum naar de klant. Een aanmaning volgt later en zegt duidelijker dat de klant moet betalen. Avsaro kent een schema van vijf stappen voor facturen en drie voor aanbetalingen, beginnend drie dagen vóór de vervaldatum. Standaard staan ze ter goedkeuring in het scherm Opvolgen, zodat jij zelf op versturen klikt. Je kunt per stap kiezen voor automatisch versturen. Wettelijke rente en incassokosten staan standaard uit.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Factuur niet betaald: dit kun je stap voor stap doen
Bewaartermijn: De periode waarin je gegevens moet of mag bewaren. Voor een administratie geldt in de regel een minimum van zeven jaar.; Je bent als ondernemer verplicht je administratie een bepaalde tijd te bewaren, in de regel zeven jaar. Voor sommige gegevens geldt een langere termijn, en persoonsgegevens mag je ook niet langer bewaren dan nodig. Avsaro gebruikt zeven jaar als ondergrens voor facturen, die je kunt verlengen tot 30 jaar. Het akkoordbewijs en de verzonden mails staan standaard ook op zeven jaar, offertes zonder akkoord op twee jaar. Dit is geen juridisch advies. Voor jouw situatie raadpleeg je de Belastingdienst of je boekhouder.; Lees over de functie: Archief en bewaartermijnen Lees de gids: Facturen bewaren: hoe lang en waar?
Btw (omzetbelasting): Belasting die je over je omzet berekent aan klanten en afdraagt aan de Belastingdienst. In Nederland zijn er drie tarieven: 21, 9 en 0 procent.; Je rekent btw op je factuur en draagt die af, na aftrek van de btw die je zelf op zakelijke inkopen betaalde. Het hoge tarief van 21 procent geldt voor de meeste diensten. Een lager tarief of 0 procent geldt alleen voor bepaalde prestaties. In Avsaro kies je per offerte of factuur het tarief, of btw verlegd, of niet in Nederland belast. Het portaal rekent met bedragen exclusief btw en toont de btw apart. De btw op inkopen houd je bij in je boekhouding.; Lees over de functie: Rapporten en btw Lees de gids: Btw-aangifte voorbereiden als kleine ondernemer
Btw verlegd: Bij bepaalde zakelijke leveringen naar het buitenland betaalt je klant de btw in zijn eigen land. Op de factuur zet je dan geen btw, wel een vermelding.; Verlegging komt vooral voor bij diensten aan een btw-ondernemer in een ander EU-land. Op de factuur staan dan geen btw-bedrag, het btw-nummer van jou en van je klant, en een vermelding dat de btw is verlegd. Of verlegging van toepassing is, hangt af van de soort prestatie en de plaats van levering. Controleer dat bij de Belastingdienst of je boekhouder. In Avsaro kies je btw verlegd per offerte of factuur, en komt de wettelijke tekst vanzelf op het document.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Factureren naar het buitenland: btw en verlegging
Btw-aangifte: De opgave aan de Belastingdienst van de btw die je hebt berekend en betaald, meestal per kwartaal. Avsaro dient geen aangifte in.; In de btw-aangifte geef je op hoeveel btw je over je verkopen hebt berekend en hoeveel je op inkopen terugvraagt. Het saldo betaal je, of krijg je terug. Veel kleine ondernemers doen dit per kwartaal. Avsaro helpt bij de voorbereiding met een verkoop-btw-overzicht per kwartaal, ingedeeld in de rubrieken van de aangifte en afgerond op hele euro's. Het overzicht telt alleen verkopen. De btw op je inkopen staat in je boekhouding, en de aangifte zelf doe je daar of bij de Belastingdienst.; Lees over de functie: Rapporten en btw Lees de gids: Btw-aangifte voorbereiden als kleine ondernemer
Creditnota: Een document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt, bijvoorbeeld bij een fout of een teruggenomen levering.; Een verstuurde factuur pas je niet aan, want dan klopt je administratie niet meer. Je maakt een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en het bedrag negatief weergeeft. Heb je 1.000 euro te veel gefactureerd, dan krijgt de klant een creditnota voor dat verschil. In Avsaro maak je een creditnota voor het hele bedrag of een deel, en kies je of het wordt verrekend, terugbetaald of als tegoed blijft staan.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Wat moet er op een factuur staan? Alle verplichte gegevens
CRM: Customer relationship management: software om klanten, contacten en gesprekken bij te houden.; Een CRM-systeem bewaart wie je klanten zijn, met wie je contact hebt en wat je hebt afgesproken. Sommige pakketten ondersteunen ook verkoopkansen en opvolgacties. Avsaro heeft een klantendossier met contactpersonen, notities, offertes, facturen en abonnementen, en een tijdlijn van wat er met die klant is gebeurd. Zo heb je alles over je klant en je verkoop bij elkaar. Een volledig CRM met leads en taken is het niet.; Lees over de functie: Offertes en ondertekenen
Debiteuren: Klanten die nog een factuur aan jou moeten betalen. Het debiteurenoverzicht laat zien wie wat nog schuldig is en hoe lang al.; Debiteuren zijn de klanten met een openstaande factuur. In een debiteurenoverzicht zie je per klant het openstaande bedrag en de ouderdom van de schuld, bijvoorbeeld hoeveel nog binnen de termijn valt en hoeveel al te laat is. Avsaro heeft een debiteurenrapport met openstaand, te laat en ouderdom. Met iDEAL via Mollie werkt de betaalstatus zich vanzelf bij. Bij een gewone overboeking leg je de betaling met een klik vast, zodat het overzicht actueel blijft.; Lees over de functie: Rapporten en btw Lees de gids: Factuur niet betaald: dit kun je stap voor stap doen
Elektronische handtekening: Een handtekening in digitale vorm. De Europese eIDAS-verordening kent drie niveaus: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd.; De eIDAS-verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014) onderscheidt een eenvoudige, een geavanceerde en een gekwalificeerde elektronische handtekening. Een geavanceerde handtekening is uniek aan de ondertekenaar gekoppeld en maakt latere wijzigingen zichtbaar. Een gekwalificeerde handtekening gebruikt een gekwalificeerd certificaat en heeft dezelfde juridische werking als een handgeschreven handtekening. Avsaro gebruikt een eenvoudige elektronische handtekening: de klant tekent of typt zijn naam en bevestigt met een code per mail, en het portaal legt de gegevens vast in een bewijsdossier. Of dat voor jouw overeenkomst voldoende is, hangt af van wat je afspreekt. Bij twijfel vraag je een jurist.; Lees over de functie: Offertes en ondertekenen Lees de gids: Wanneer is een digitale handtekening geldig?
ERP: Enterprise resource planning: een groot softwarepakket dat meerdere bedrijfsonderdelen verbindt, zoals financiën, inkoop, voorraad en personeel.; Een ERP-systeem bundelt de administratie van een heel bedrijf in een pakket. Dat is nuttig als je voorraad, inkoop, productie en personeel moet koppelen. Voor een kleine dienstverlener is het vaak te zwaar. Avsaro is geen ERP: het richt zich op de verkoopkant, met offertes, ondertekening, facturen, abonnementen en overzichten. Boekhouding, inkoop, voorraad en loon doe je in daarvoor bedoelde pakketten.; Lees de gids: ERP of bedrijfsportaal: wat past bij jouw bedrijf?
Exact Online: Een boekhoudpakket waar veel ondernemers en boekhouders mee werken. Avsaro stuurt facturen als pdf naar je digitale brievenbus in Exact.; Exact Online is een boekhoudpakket. Avsaro is dat niet. De koppeling is een mail met alleen de factuur als pdf naar het adres van je digitale brievenbus voor verkoopfacturen. Exact leest hem daar in. Je betaalstatus houd je bij in Avsaro. Je kiest per factuur of er een kopie naar Exact gaat. De koppeling werkt via je Microsoft 365-mailbox.; Lees over de functie: Exact, OneDrive en Mollie
Factuur: Het document waarmee je een klant om betaling vraagt voor geleverd werk. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen.; Op een factuur staan onder meer je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een factuurnummer, de datum, een omschrijving, het bedrag en de btw. Welke gegevens verplicht zijn, leg je het best na bij de Belastingdienst. In Avsaro maak je een factuur uit een geaccepteerde offerte of los, met een doorlopend nummer en een betaaltermijn. Een definitieve factuur blijft onveranderd. Corrigeren gaat met een .; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Wat moet er op een factuur staan? Alle verplichte gegevens
ICP (opgaaf intracommunautaire prestaties): Een opgave aan de Belastingdienst van je zakelijke leveringen en diensten aan klanten in andere EU-landen, naast de gewone btw-aangifte.; Heb je btw-ondernemers in andere EU-landen als klant en verleg je daar de btw, dan geef je die omzet apart door in de ICP. Die opgave dien je periodiek in bij de Belastingdienst, vaak per kwartaal, maar de frequentie hangt af van je situatie. Avsaro toont de omzet met verlegde btw in een eigen rubriek van het btw-overzicht (3b), zodat je de cijfers bij de hand hebt. Het portaal maakt of dient de ICP niet in.; Lees over de functie: Rapporten en btw Lees de gids: Factureren naar het buitenland: btw en verlegging
iDEAL: Een Nederlandse betaalmethode waarmee een klant direct via zijn eigen bankapp betaalt. In Avsaro werkt dit via Mollie, als jij dat koppelt.; Met iDEAL rekent een klant online af in de omgeving van zijn eigen bank. Avsaro kan iDEAL aanbieden op de factuurpagina via Mollie. Daarvoor koppel je zelf een Mollie-account, dat in het begin in testmodus staat. Is iDEAL gekoppeld, dan boekt het portaal de betaling zelf. Mollie rekent een bedrag per transactie, dat je aan Mollie betaalt. Zonder die koppeling staan op de factuur de betaalgegevens met kopieerknoppen en leg je zelf vast wanneer een factuur is betaald.; Lees over de functie: Facturen en betalen
Klantportaal: Een beveiligde online omgeving waar een klant documenten bekijkt en acties uitvoert. Bij Avsaro werkt de klant met een persoonlijke link, zonder account.; Bij een klantportaal denken veel mensen aan een omgeving met inlog. Avsaro kiest voor het gemak van je klant: per offerte en per factuur een persoonlijke link naar een pagina in jouw huisstijl, in het Nederlands of Engels, zonder account en zonder wachtwoord. Daar kan de klant een offerte accepteren, afwijzen of een vraag stellen, en een factuur bekijken en betalen. Alleen wie de link heeft, kan de pagina openen.; Lees over de functie: Offertes en ondertekenen Lees de gids: Een offerte digitaal laten ondertekenen: wat je klant doet en wat jij vastlegt
Kleineondernemersregeling (KOR): Een regeling waarmee kleine ondernemers geen btw berekenen en geen btw-aangifte doen, maar ook geen btw op inkopen terugvragen.; De KOR is vrijwillig en geldt alleen als je jaaromzet onder de grens blijft. De actuele grens en voorwaarden vind je bij de Belastingdienst, omdat de regeling kan wijzigen. Gebruik je de KOR, dan staat er geen btw op je facturen. Gebruik je de KOR, dan maak je in Avsaro een factuur met 0 procent btw. Overleg met je boekhouder welke vermelding op je factuur hoort.; Lees over de functie: Facturen en betalen Lees de gids: Btw-aangifte voorbereiden als kleine ondernemer
Offerte: Een aanbod waarin je laat weten wat je levert, wat het kost en hoe lang het aanbod geldt. De klant kan het accepteren of afwijzen.; In een offerte staan de omschrijving van het werk, de prijs, de geldigheid en de voorwaarden. Door het akkoord van de klant ontstaat meestal de opdracht. Een offerte voor een website kan bijvoorbeeld bestaan uit een ontwerpfase, een bouwfase en een maandelijks onderhoudsbedrag. In Avsaro maak je de offerte in je eigen huisstijl, stuur je hem met een persoonlijke link en zie je wanneer de klant hem opent. Meer daarover lees je bij offertes en ondertekenen.; Lees over de functie: Offertes en ondertekenen Lees de gids: Een goede offerte maken: opbouw, voorbeeld en tips
Offertefunnel: Het overzicht van wat er met je offertes gebeurt: hoeveel je verstuurt, hoeveel de klant opent en hoeveel er akkoord gaan.; Een funnel laat zien waar offertes onderweg blijven hangen. Stuur je 20 offertes, worden er 15 bekeken en tekenen er 6, dan weet je beter waar je moet bijsturen. Is het openen het probleem, dan helpt een betere mail. Blijft het bij bekijken, dan ligt het vaak aan de prijs of de duidelijkheid. Avsaro toont verstuurd, bekeken, akkoord, het percentage dat akkoord gaat en de doorlooptijd, in het rapport Offerte-funnel.; Lees over de functie: Rapporten en btw Lees de gids: Een offerte opvolgen zonder te zeuren: wanneer je belt en wanneer je mailt
OneDrive: De online opslag van Microsoft. Avsaro bewaart daar een pdf-kopie van je ondertekende offertes, voorwaarden en facturen.; Als je Microsoft 365 koppelt, zet Avsaro kopieën van je documenten in je eigen OneDrive. Standaard staan ze in een map per klant, per jaar en per opdracht, zodat offerte, voorwaarden en alle facturen van een opdracht bij elkaar staan. Je kunt de mappen en bestandsnamen instellen. Mislukt een upload, dan blijft die zichtbaar met de knop Opnieuw proberen. Zonder Microsoft 365 is er geen OneDrive-kopie.; Lees over de functie: Exact, OneDrive en Mollie
Terugkerende factuur: Een factuur die volgens een vast schema opnieuw wordt gemaakt, bijvoorbeeld elke maand, elk kwartaal of elk jaar.; Een terugkerende factuur hoort bij een abonnement. In Avsaro kies je een vaste dag van de maand, en op die dag maakt het portaal een conceptfactuur met de periode in de titel, zoals Hosting oktober 2026. Standaard controleer en verstuur je die zelf. Per abonnement kun je kiezen voor automatisch versturen, maar de eerste factuur van een abonnement gaat nooit automatisch weg.; Lees over de functie: Abonnementen Lees de gids: Terugkerende facturen voor hosting en onderhoud
Tweestapsverificatie: Inloggen met je wachtwoord en daarna een code uit een app op je telefoon. Zo komt niemand binnen met alleen een gelekt wachtwoord.; Bij tweestapsverificatie bewijs je op twee manieren wie je bent: iets wat je weet (het wachtwoord) en iets wat je hebt (je telefoon). In Avsaro is dit verplicht. Je gebruikt een authenticator-app die elke 30 seconden een code van zes cijfers toont. Een code kan maar één keer worden gebruikt. Bij het instellen krijg je tien eenmalige herstelcodes voor het geval je je telefoon kwijtraakt. Bewaar ze op een veilige plek.
Verwerkersovereenkomst: Een overeenkomst met een partij die namens jou persoonsgegevens verwerkt, waarin staat wat die partij met de gegevens mag doen.; Als je werk doet waarbij je persoonsgegevens van je klant verwerkt, bijvoorbeeld bij hosting of onderhoud van een website, legt de een verwerkersovereenkomst op. Daarin staan het doel, de beveiliging en wat er met de gegevens gebeurt na afloop. In Avsaro kun je een eigen verwerkersovereenkomst als vaste bijlage bij een offerte laten meesturen, standaard bij diensten die persoonsgegevens verwerken. Laat die tekst opstellen of controleren door een jurist.; Lees over de functie: Offertes en ondertekenen

Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.