Waarom een klant niet reageert
Stilte heeft meestal een gewone reden: de offerte ligt onder andere dingen, de beslisser heeft hem nog niet gezien of je klant heeft een vraag die hij niet durft te stellen. Soms is de prijs hoger dan verwacht en weet hij niet hoe hij dat moet zeggen. Bij opvolgen neem je die drempel weg en geef je je klant de ruimte.
Een schema dat werkt
Een vast schema voorkomt dat je offertes vergeet en dat je te veel of te weinig doet. Dit is een veelgebruikte opzet voor een offerte met een geldigheid van 30 dagen:
- Na 2 tot 3 werkdagen: een korte check of de offerte is aangekomen en of er vragen zijn. Mail of bel, afhankelijk van hoe jullie contact tot nu toe was.
- Na ongeveer een week: vraag hoe het ervoor staat. Bied aan om de offerte samen door te lopen.
- Vijf dagen voor het verlopen: laat weten dat de offerte bijna verloopt en vraag of je hem moet verlengen of aanpassen.
- Na het verlopen: een laatste, vriendelijk bericht. Geef aan dat je het dossier sluit en dat je klant altijd kan terugkomen.
Schrijf de data op in je agenda of lijst. Een schema dat alleen in je hoofd zit, werkt tot je het druk krijgt.
Bellen of mailen
Mailen is laagdrempelig en laat je klant kiezen wanneer hij reageert. Bellen is persoonlijker en levert sneller een echt antwoord op, zeker bij grotere opdrachten. Een goede combinatie: mail eerst, en bel als je na een week nog niets hebt gehoord. Kondig in je mail aan dat je belt, zodat het geen overval is.
Voorbeeldberichten
Eerste check
Beste Mark, ik stuurde je dinsdag een offerte voor de nieuwe website. Is die goed aangekomen? Als je vragen hebt, loop ik hem graag met je door. Een kwartier is meestal genoeg.
Na een week
Beste Mark, ik wilde even vragen hoe het ervoor staat met de offerte. Is er iets dat je nog wil weten of aangepast zien? Dan kijk ik wat er kan. De offerte geldt tot 14 november.
Afsluiten
Beste Mark, de offerte is inmiddels verlopen. Ik sluit het dossier, maar als je later alsnog wilt starten, maak ik graag een nieuwe offerte. Dank voor het gesprek.
Wat je beter laat
- Elke dag nabellen. Na twee pogingen zonder reactie wacht je liever een paar dagen.
- Korting aanbieden zonder dat je klant erom vroeg. Het leert hem dat je prijs onderhandelbaar is.
- Verwijten dat hij niet reageert. Een toon van teleurstelling sluit de deur.
- De offerte laten lopen zonder einddatum. Een duidelijke geldigheid helpt je klant om te beslissen.
Houd bij wat je doet
Noteer per offerte wanneer je hem stuurde, wanneer je opvolgde en wat je klant zei. Na een paar maanden zie je welke offertes je afsluit, welke blijven hangen en of je opvolging werkt. Het helpt ook om te zien hoeveel van je offertes tot een opdracht leiden. Dat is de conversie van je offertetrechter.
Bij grote opdrachten en meerdere beslissers
Gaat het om een offerte van enkele duizenden euro's of beslist niet één persoon, dan loopt het traject langer. Vraag dan bij het versturen wie er nog meer meekijkt en wanneer de beslissing wordt genomen. Zet die datum in je agenda en volg op rond dat moment, in plaats van volgens een standaardschema.
Bied aan om de offerte in een kort gesprek toe te lichten voor de mensen die hem niet zelf hebben aangevraagd. Een beslisser die de offerte alleen als pdf doorgestuurd krijgt, kent het verhaal erachter niet. Een gesprek van twintig minuten haalt vaak meer misverstanden weg dan drie mails.
Veelgestelde vragen
Hoe lang wacht ik met opvolgen?
Een korte check na twee tot drie werkdagen is gebruikelijk, en een vraag naar de stand van zaken na ongeveer een week. Bij grote opdrachten met meerdere beslissers kan een iets langer interval passen.
Wat als mijn klant nooit reageert?
Sluit na het verlopen van de offerte het dossier met een vriendelijk bericht. Dat houdt de deur open en voorkomt dat je maanden blijft hangen.
Moet ik de prijs verlagen als de klant twijfelt?
Niet automatisch. Vraag eerst waar de twijfel zit. Soms is een kleiner pakket of een optioneel onderdeel een betere oplossing dan korting.
Kan ik zien of de klant mijn offerte heeft geopend?
Dat hangt van je systeem af. Als je weet dat de offerte is bekeken maar er geen reactie komt, kun je gerichter opvolgen.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
