Wat je klant ziet en doet
Voor je klant is online ondertekenen een korte rondgang. Je stuurt een persoonlijke link. Je klant opent die zonder account aan te maken en ziet dezelfde offerte als jij hem hebt opgesteld. Daarna volgen de stappen:
- Lezen en kiezen. Hij leest de offerte en kiest, als dat kan, welke optionele onderdelen hij wil. Het totaal rekent mee.
- Gegevens controleren. Hij vult zijn naam en functie in en vinkt aan waarmee hij instemt, bijvoorbeeld de offerte zelf en de algemene voorwaarden.
- Tekenen. Hij zet zijn handtekening met een vinger of muis, of typt zijn naam.
- Bevestigen. Hij krijgt een eenmalige code per mail en voert die in. Daarmee laat hij zien dat hij bij dat e-mailadres kan.
Het helpt als de hele rondgang op een telefoon past. Veel klanten openen een offerte tussen twee afspraken door. Wie dan eerst moet inloggen of een app moet installeren, haakt vaak af.
Wat jij vastlegt
Het akkoord zelf is een moment van een paar seconden. Wat later telt, is het bewijs dat je ervan bewaart. Leg in elk geval vast:
- Wie: naam, functie en bedrijf van de ondertekenaar.
- Wanneer: datum en tijd, liefst op de seconde nauwkeurig.
- Wat: welke versie van de offerte en de voorwaarden hij zag. Een controlegetal (hash) van het document laat later zien dat er niets is veranderd.
- Waarmee hij instemde: de letterlijke tekst van wat hij heeft aangevinkt.
- Hoe hij is vastgesteld: bijvoorbeeld met de bevestigingscode per mail.
- Het resultaat: de ondertekende pdf, bewaard bij het dossier van de klant.
Hoe sterk zo'n bewijs in een geschil is, hangt van de omstandigheden af. In de gids over wanneer een digitale handtekening geldig is lees je de verschillen tussen eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd.
Zorg dat de offerte klaar is voor een akkoord
Een online akkoord maakt van een offerte sneller een opdracht. Controleer daarom van tevoren wat er in staat:
- Is de prijs per onderdeel duidelijk, met de btw apart? Zie de gids over een goede offerte maken.
- Staat er een geldigheidsduur in, bijvoorbeeld 30 dagen?
- Zijn je algemene voorwaarden bijgevoegd en weet je klant dat ze gelden?
- Tekent de persoon die bevoegd is om het bedrijf te binden? Bij een klein bedrijf is dat vaak de eigenaar, bij een groter bedrijf niet altijd de contactpersoon met wie je praat.
- Is de aanbetaling en de betaaltermijn beschreven? Zie aanbetaling vragen.
Waar het in de praktijk misgaat
- De mail met de code komt niet aan. Hij staat in de spam of het adres klopt niet. Vraag je klant eerst in de spam te kijken en stuur de link zo nodig opnieuw.
- De link is verlopen. Een persoonlijke link hoort niet eeuwig te werken. Stuur bij een verlopen offerte een nieuwe versie, zodat het duidelijk blijft welke prijs geldt.
- De klant wil iets aanpassen. Pas de offerte aan en stuur een nieuwe versie. Een akkoord op een oude versie bewijst niets over de nieuwe.
- Twee personen moeten tekenen. Spreek vooraf af wie tekent en wie meeleest, anders ligt de offerte weken stil.
- De klant wil liever op papier. Dat mag. Zet het getekende exemplaar bij het dossier, zodat al je afspraken op één plek staan.
Wat er na het akkoord gebeurt
Na het akkoord begint het werk aan jouw kant. Je klant wil een bevestiging met de ondertekende offerte. Jij wil de aanbetalingsfactuur klaar hebben, de opdracht plannen en het bewijs veilig opslaan. Hoe minder je daarvoor hoeft over te typen, hoe kleiner de kans op fouten tussen offerte en factuur.
Een voorbeeld: een verzonnen adviseur stuurt op maandagochtend een offerte van € 6.400 exclusief btw voor een traject van vier maanden. Op dinsdagavond opent de klant hem op zijn telefoon, kiest een optioneel onderdeel van € 600 erbij en ondertekent. Donderdag staat de aanbetalingsfactuur van 30 procent klaar (€ 2.100 exclusief btw) en kan de adviseur de eerste sessie plannen.
Veelgestelde vragen
Moet mijn klant een account maken om te ondertekenen?
Dat is niet nodig als je werkt met een persoonlijke link. Een account vormt een drempel en levert zelden extra bewijs op, zolang je klant zich op een andere manier bevestigt, bijvoorbeeld met een code per mail.
Werkt online ondertekenen op een telefoon?
Dat moet kunnen. Het scherm voor de handtekening moet groot genoeg zijn om met een vinger te tekenen, en de code uit de mail moet makkelijk over te nemen zijn.
Is een online akkoord sterk genoeg als bewijs?
Voor een gewone offerte is dat in de regel het geval als je goed vastlegt wie wanneer welke versie accepteerde. Bij een groot of langlopend contract is het verstandig om een jurist te vragen welke vorm past.
Wat als mijn klant later zegt dat hij niet heeft getekend?
Dan laat je het dossier zien: naam, tijdstip, de versie die hij zag, wat hij aanvinkte en de bevestigingscode naar zijn mailadres. Hoe volledig dat dossier is, bepaalt hoe overtuigend het is.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
