Waarom een aanbetaling vragen
Bij een groter project koop je materiaal in, reserveer je tijd of laat je andere opdrachten liggen. Een aanbetaling vermindert je risico als de klant afhaakt, houdt je cashflow gezond en maakt de afspraak voor beide kanten serieuzer. Bij een kleine of terugkerende dienst is een aanbetaling vaak niet nodig.
Zakelijke klanten kennen aanbetalingen en maken er zelden bezwaar tegen, zeker als je de reden noemt. Presenteer het als vaste werkwijze van je bedrijf, bijvoorbeeld: je begint zodra de aanbetaling binnen is, zodat je tijd voor de klant kunt reserveren. Dat is een gewone zakelijke afspraak.
Een gebruikelijk percentage
Er is geen wettelijk percentage. Veel ondernemers vragen ergens tussen 30 en 50 procent bij een project, afhankelijk van hun kosten vooraf. Bij een lang traject spreek je liever meerdere termijnen af, gekoppeld aan fases of een datum. Noem het percentage en het bedrag in je offerte, zodat de klant niet verrast wordt.
Vraag je meer dan gebruikelijk, leg dan uit waarom: je moet bijvoorbeeld maatwerkmateriaal bestellen. Hoe hoger de aanbetaling, hoe belangrijker het is dat de klant erop kan vertrouwen dat je levert.
Zo zet je het in je offerte
Zet in de offerte hoe groot de aanbetaling is, wanneer je klant moet betalen en dat je pas begint na ontvangst. Zet ook wat er gebeurt als de klant annuleert: houd je de aanbetaling in of betaal je een deel terug? Een heldere zin voorkomt discussie later. Algemene informatie over het opbouwen van een offerte vind je in de gids over een goede offerte maken.
Geef je klant ook een idee van wat hij krijgt voor de aanbetaling: de start van het project, gereserveerde tijd of bestelde materialen. Een aanbetaling voelt eerlijker als de klant ziet wat ervoor terugkomt. Noem ook de datum waarop je kunt starten, gerekend vanaf de ontvangst van de aanbetaling.
Aanbetaling en btw
Over een aanbetaling reken je in de regel gewoon btw. De btw is dan verschuldigd in het tijdvak waarin je de factuur voor de aanbetaling uitreikt, of eerder als je het geld al eerder ontvangt. Dat is dus niet pas bij de eindfactuur. Op de aanbetalingsfactuur zet je de datum van de betaling of van de afspraak.
Op de eindfactuur zet je het totaal van de opdracht en trek je de aanbetaling eraf, zodat de klant alleen het restant betaalt. Hoe je dit het beste verwerkt in je boekhouding, bespreek je met je boekhouder. Zie ook wat er op een factuur moet staan.
Een voorbeeld met bedragen
Een verzonnen opdracht van € 8.000 exclusief btw, met 30 procent aanbetaling:
- Aanbetaling 30 procent: € 2.400 plus € 504 btw (21 procent) is € 2.904
- Totaal opdracht: € 8.000 plus € 1.680 btw is € 9.680
- Op de eindfactuur trek je het voorschot af: € 9.680 min € 2.904 is € 6.776 te betalen
- Btw in de aangifte: € 504 in het kwartaal van de aanbetalingsfactuur, de resterende € 1.176 in het kwartaal van de eindfactuur
Meerdere termijnen bij een langer project
Bij een traject van enkele maanden is één aanbetaling vaak te weinig. Een termijnbetaling spreidt het risico: je factureert per fase of op vaste data. Een veelgebruikte verdeling is 40 procent bij akkoord, 40 procent halverwege en 20 procent na oplevering. Bij een opdracht van € 6.000 exclusief btw is dat € 2.400, € 2.400 en € 1.200.
Koppel termijnen aan iets wat je klant kan controleren, zoals een opgeleverd ontwerp of een datum. Dat voorkomt discussie over de vraag of een termijn al verschuldigd is. Noem de betaaltermijn per factuur. Tussen bedrijven geldt in de regel 30 dagen als je niets anders afspreekt. Bij een aanbetaling is een kortere termijn gebruikelijk, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen.
Als de klant afhaakt
Zeg vooraf wat er met de aanbetaling gebeurt als het project niet doorgaat. Veel ondernemers houden een deel in voor al gemaakte kosten en uren en betalen de rest terug. Maak een CreditnotaEen document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt, bijvoorbeeld bij een fout of een teruggenomen levering.
Meer lezen voor het deel dat je terugbetaalt, zodat factuur en btw weer kloppen.
Betaalt je klant de aanbetaling niet, dan begin je ook niet. Stuur één of twee keer een BetalingsherinneringEen vriendelijk bericht dat een factuur nog openstaat. Blijft betaling uit, dan volgt een strengere aanmaning.
Meer lezen en bel als het stil blijft. Tijdig herinneren is meestal genoeg.
Veelgemaakte fouten
- Alleen mondeling afspreken, en later niets kunnen aantonen.
- Beginnen voordat de aanbetaling binnen is.
- De btw over de aanbetaling vergeten aan te geven.
- De aanbetaling niet verrekenen op de eindfactuur.
- Geen afspraak over annuleren of terugbetalen.
Dit is algemene informatie. Over de juiste behandeling van aanbetalingen en btw in jouw situatie vraag je een boekhouder of de Belastingdienst.
Stap voor stap
- Kies percentage en termijn, passend bij je kosten vooraf.
- Zet het in je offerte, met bedrag, betaaltermijn en annuleringsafspraak.
- Laat je klant akkoord geven.
- Stuur de aanbetalingsfactuur en bewaak de betaling.
- Begin na ontvangst en verreken het voorschot op de eindfactuur.
Veelgestelde vragen
Mag ik een aanbetaling vragen?
Ja, als je dat met je klant afspreekt, bij voorkeur in je offerte. Er geldt geen wettelijk percentage.
Is een aanbetaling een voorschot of een borg?
Een aanbetaling is een deel van de prijs dat je vooraf betaald krijgt. Een borg is een zekerheid die je later terugbetaalt. Beide kunnen, maar je moet duidelijk zijn over welke je bedoelt.
Moet ik btw rekenen over een aanbetaling?
In de regel wel. De btw is verschuldigd zodra je de factuur uitreikt of de betaling ontvangt. Controleer de actuele regels of vraag je boekhouder.
Wat als de klant annuleert?
Dat hangt af van wat jullie hebben afgesproken. Zet het in de offerte of in de voorwaarden, en vraag bij twijfel een jurist.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
