Btw-aangifte voorbereiden als kleine ondernemer

Wat je met een btw-aangifte doet

Met de aangifte laat je de Belastingdienst weten hoeveel btw je over je verkopen hebt berekend en hoeveel btw je over je zakelijke inkopen mag aftrekken, de voorbelasting. Het verschil betaal je, of je krijgt het terug. Je dient de aangifte in via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudpakket.

De meeste kleine ondernemers doen aangifte per kwartaal. Welk tijdvak voor jou geldt, staat in de brieven van de Belastingdienst. Sommige ondernemers doen het per maand of per jaar. De aangifte en de betaling moeten in de regel uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak binnen zijn. Voor het derde kwartaal betekent dat 31 oktober. Controleer de exacte data in Mijn Belastingdienst Zakelijk, want ze kunnen op een weekend vallen of veranderen.

De kleineondernemersregeling

Blijft je omzet onder een bepaalde grens, dan kun je de kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken. Die grens is 20.000 euro omzet per kalenderjaar, exclusief btw. Met de KOR reken je geen btw aan je klanten en doe je geen btw-aangifte. De keerzijde is dat je ook geen btw over je inkopen kunt terugvragen.

Je meldt je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, ruim voor de ingangsdatum. Komt je omzet tijdens het jaar boven de grens, dan vervalt de vrijstelling vanaf de levering waarmee je erover gaat. Lees voor je kiest de actuele voorwaarden op belastingdienst.nl, ook over hoe lang je minimaal meedoet. Wat dan op je facturen moet staan, lees je in de gids over factuureisen.

De cijfers die je nodig hebt

Voor de aangifte heb je twee soorten gegevens. Aan de kant van de verkopen zijn dat de bedragen exclusief btw per tarief en de btw erover. Aan de kant van de inkopen zijn dat de btw-bedragen op zakelijke kosten die je mag aftrekken. De belangrijkste rubrieken:

• 1a: leveringen en diensten in Nederland met het hoge tarief van 21 procent
• 1b: leveringen en diensten met het lage tarief van 9 procent
• 1e: leveringen en diensten belast met 0 procent of waarover je in Nederland geen btw berekent
• 3b: leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen, waarbij je ook een opgaaf ICP indient
• 4a: diensten van ondernemers buiten de EU waarbij de btw naar jou is verlegd
• 5b: de voorbelasting, dus de btw die je mag aftrekken

Welke bedragen je precies waar invult, controleer je in de toelichting van de Belastingdienst bij het formulier of met je boekhouder. De indeling kan voor jouw situatie afwijken.

Een voorbeeld met bedragen

Een verzonnen dienstverlener sluit het kwartaal af met deze cijfers:

• Omzet tegen 21 procent: € 18.500, btw € 3.885 (rubriek 1a)
• Omzet tegen 9 procent: € 2.000, btw € 180 (rubriek 1b)
• Voorbelasting over zakelijke kosten: € 1.150 (rubriek 5b)
• Te betalen: € 3.885 plus € 180 min € 1.150 is € 2.915

Controleer vooraf of het totaal van je facturen in het kwartaal overeenkomt met het omzetbedrag in je aangifte. Zo vind je vergeten of dubbele facturen voordat de Belastingdienst ze vindt.

Wat je vooraf controleert

• Staan alle facturen van het kwartaal in je administratie, ook creditnota's?
• Klopt het btw-tarief per factuur, en zijn verlegde facturen apart gemarkeerd?
• Zijn alle inkoopfacturen en bonnetjes verwerkt, met een juiste btw-aftrek?
• Is het btw-nummer van je EU-klanten gecontroleerd in VIES?
• Is de opgaaf ICP klaar, als je die nodig hebt?
• Heb je een back-up of afdruk van de aangifte bewaard?

Je gebruikt in de regel het factuurstelsel: je geeft de btw aan in het tijdvak waarin je factureert, ook als de klant nog niet heeft betaald. Heb je een klant die niet betaalt, dan kun je onder voorwaarden btw terugvragen. Vraag je boekhouder wanneer dat kan.

Een vaste routine per kwartaal

Wie vlak voor de deadline begint, maakt de meeste fouten. Plan daarom een vast moment, bijvoorbeeld in de eerste week na het kwartaal. Sluit eerst het kwartaal af: alle facturen verstuurd, alle inkoopfacturen en bonnetjes verwerkt, creditnota's meegenomen. Controleer dan de cijfers, vul de aangifte in en betaal het bedrag, zodat het ruim voor de laatste dag bij de Belastingdienst is.

Let op het verschil tussen indienen en betalen: ze moeten allebei op tijd gebeuren. Bewaar na afloop een afdruk van wat je hebt ingediend, samen met de onderliggende facturen. Zo kun je bij vragen of een controle laten zien hoe je op je cijfers kwam.

Wat Avsaro hierbij voor je doet

Een rapport met alle verkoop-btw per kwartaal bespaart je het optellen. Het is een hulpmiddel en geen aangifte. Voorbelasting, dus de btw over je inkopen, zit er niet in: die staat in je boekhoudpakket. De aangifte zelf dien je in via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via dat pakket.

Veelgestelde vragen