Wat je levert, aan wie en waar
Drie vragen bepalen de btw. Lever je diensten of goederen? Is je klant een ondernemer of een particulier? In welk land zit hij? Hieronder staat de situatie voor een zakelijke klant, want aan particulieren gelden aparte regels. Voor goederen en bijzondere diensten gelden uitzonderingen, dus controleer je situatie op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.
Factureer buitenlandse klanten liefst in een taal die zij lezen, meestal Engels. Zet bedragen in euro's tenzij je iets anders afspreekt, en vermeld naast de betaaltermijn je IBAN en BIC, want buitenlandse banken vragen daar vaak om.
Diensten aan een ondernemer in de EU
Bij de meeste diensten aan een ondernemer in een ander EU-land verleg je de Btw (omzetbelasting)Belasting die je over je omzet berekent aan klanten en afdraagt aan de Belastingdienst. In Nederland zijn er drie tarieven: 21, 9 en 0 procent.
Meer lezen naar je klant. Je stuurt de factuur zonder btw en je klant rekent de btw af in zijn eigen land. Dat heet Btw verlegdBij bepaalde zakelijke leveringen naar het buitenland betaalt je klant de btw in zijn eigen land. Op de factuur zet je dan geen btw, wel een vermelding.
Meer lezen. Op de factuur zet je dan in de regel:
- de vermelding dat de btw is verlegd (btw verlegd)
- jouw btw-nummer en dat van je klant
- geen btw-bedrag en geen btw-tarief
Controleer vooraf of het btw-nummer van je klant geldig is in VIES, het systeem van de Europese Commissie. Is het nummer ongeldig, dan kan de Belastingdienst achteraf de btw alsnog bij jou opleggen. Bewaar een bewijs van je controle.
In je btw-aangifte vermeld je deze omzet in rubriek 3b. Daarnaast dien je in de regel een opgaaf ICP (opgaaf intracommunautaire prestaties)Een opgave aan de Belastingdienst van je zakelijke leveringen en diensten aan klanten in andere EU-landen, naast de gewone btw-aangifte.
Meer lezen in, met per klant het btw-nummer en het totaalbedrag. Het bedrag in de ICP moet overeenkomen met rubriek 3b. De termijn voor de ICP is in de regel gelijk aan die voor de aangifte, maar controleer de exacte datum bij de Belastingdienst.
Goederen en particulieren
Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan kan een zogeheten intracommunautaire levering van toepassing zijn tegen 0 procent. Daarvoor heb je onder meer een geldig btw-nummer van de klant nodig en bewijs dat de goederen het land hebben verlaten. Ook hier hoort een ICP bij.
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan gelden vaak andere regels, soms met btw van het land van de klant. Deze gids gaat uit van zakelijke klanten, dus die situatie laten we hier buiten beschouwing. Vraag bij twijfel je boekhouder.
Klanten buiten de EU
Exporteer je goederen naar een land buiten de EU, dan reken je in de regel 0 procent btw. Het 0-procenttarief moet op de factuur staan. Het is geen automatisch recht: je moet kunnen aantonen dat de goederen echt zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld met een vervoersdocument en een uitvoerbewijs.
Voor diensten aan een ondernemer buiten de EU is de dienst in de regel niet in Nederland belast, omdat de plaats van de dienst bij de klant ligt. Je rekent dan geen Nederlandse btw. De vermelding op de factuur en de manier van aangeven verschillen per situatie, dus laat je adviseren voor je de eerste factuur stuurt.
Een voorbeeld met bedragen
Een verzonnen ontwerper uit Utrecht factureert 40 uur à € 60 aan een Duits bedrijf met een geldig btw-nummer:
- Ontwerp, 40 uur à € 60,00: € 2.400,00
- Btw: verlegd, geen btw-bedrag
- Totaal te betalen: € 2.400,00
- Op de factuur: de tekst btw verlegd, het eigen btw-nummer en dat van de klant
- In de aangifte: € 2.400 in rubriek 3b, en in de opgaaf ICP bij het btw-nummer van de klant
Had deze klant geen geldig btw-nummer gehad, dan gold in de regel de gewone behandeling met Nederlandse btw. Dat is een reden om het nummer vooraf te controleren.
Veelgemaakte fouten
- Btw verleggen zonder het btw-nummer van de klant te controleren.
- De vermelding btw verlegd of een van de btw-nummers vergeten.
- Vergeten de opgaaf ICP in te dienen.
- Nul procent rekenen bij export zonder bewijs van uitvoer.
- Aannemen dat elke dienst naar het buitenland zonder btw kan.
- Particuliere klanten in het buitenland behandelen als zakelijke.
Dit is algemene informatie over een complex onderwerp. Er zijn uitzonderingen en de regels veranderen. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst of vraag je boekhouder.
Controlelijst
- Is je klant een ondernemer, en in welk land zit hij?
- Lever je een dienst of goederen?
- Is het btw-nummer geldig in VIES, en heb je dat vastgelegd?
- Staat de juiste vermelding en staan beide btw-nummers op de factuur?
- Past het bedrag in rubriek 3b bij je ICP?
- Heb je bij export bewijs van uitvoer?
Meer over de verplichte gegevens staat in de gids over wat er op een factuur moet staan. Hoe je de aangifte voorbereidt, lees je in de gids over de btw-aangifte.
Veelgestelde vragen
Wanneer verleg ik de btw naar een buitenlandse klant?
In de regel bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land. Je factuur bevat dan geen btw, wel de vermelding btw verlegd en de btw-nummers van jou en je klant.
Hoe controleer ik een btw-nummer?
In VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie. Bewaar een bewijs van de controle bij je factuur.
Wat is een opgaaf ICP?
Een opgaaf intracommunautaire prestaties: een overzicht van je leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen, met het btw-nummer en het bedrag per klant.
Reken ik btw bij een klant buiten de EU?
Bij export van goederen in de regel 0 procent, mits je de uitvoer kunt aantonen. Bij diensten aan ondernemers buiten de EU valt de dienst in de regel buiten de Nederlandse btw. Controleer je situatie.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
