Wat moet er op een factuur staan? Alle verplichte gegevens

De verplichte gegevens

De eisen staan in de btw-wetgeving en worden door de Belastingdienst toegelicht. Op een gewone factuur aan een andere ondernemer staan in de regel de volgende gegevens:

• je volledige naam en die van je klant, en beider volledige adres (een postbus alleen is niet genoeg)
• je btw-identificatienummer, dat met NL begint
• je KvK-nummer, als je bent ingeschreven
• de factuurdatum
• een factuurnummer uit een doorlopende reeks, dat je nooit twee keer gebruikt
• de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen, of de omvang en aard van de diensten
• de datum van levering of van de dienst, of de datum waarop je een aanbetaling ontving
• het bedrag exclusief btw, per btw-tarief, en bij verschillende tarieven een uitsplitsing per tarief
• het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag

Gaat het om een factuur met een laag totaalbedrag, dan gelden in de regel lichtere eisen. Controleer op belastingdienst.nl hoe hoog de grens daarvoor nu ligt en welke gegevens dan mogen ontbreken. Bij facturen naar het buitenland komen er extra eisen bij, zie de gids over factureren naar het buitenland.

Een voorbeeld met bedragen

Een verzonnen factuur van Studio Voorbeeld aan Bakkerij De Korenaar, factuurnummer 2026-0042, factuurdatum 15 oktober 2026:

• Onderhoud website oktober 2026, geleverd in oktober: € 120,00
• Extra pagina bouwen, 4 uur à € 85,00: € 340,00
• Totaal exclusief btw: € 460,00
• Btw 21 procent: € 96,60
• Totaal te betalen: € 556,60, uiterlijk 14 november 2026

Daarboven staan de volledige gegevens van beide partijen, het btw-nummer en KvK-nummer van de afzender en onderaan het rekeningnummer met de naam waarop het staat en de betaalvoorwaarden.

Bijzondere situaties

Btw verlegd

Is de btw verlegd naar je klant, bijvoorbeeld bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je zelf geen btw. Je zet er dan in de regel de vermelding btw verlegd op, met je eigen btw-nummer en dat van je klant.

Aanbetaling, eindfactuur en creditnota

Voor een aanbetaling maak je een eigen factuur. Op de eindfactuur laat je zien wat er al is gefactureerd en wat er nog te betalen is. Wil je een factuur corrigeren die al is verstuurd, maak dan een creditnota aan in plaats van de oude factuur aan te passen.

Kleineondernemersregeling

Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw. Welke vermeldingen dan op je factuur horen, controleer je bij de Belastingdienst. Meer over deze regeling staat in de gids over je btw-aangifte voorbereiden.

Factuurnummer, betaaltermijn en betaalgegevens

Een goed factuurnummer is uniek en doorlopend. Veel ondernemers gebruiken het jaar en een volgnummer, zoals 2026-0042, of de datum met een volgnummer. Kies een opbouw en blijf erbij. Een gat in de reeks kun je uitleggen, bijvoorbeeld een nummer dat bij een concept hoorde. Een dubbel nummer niet.

De betaaltermijn is geen verplicht onderdeel van de factuur, maar zet hem er wel op. Zonder afspraak geldt tussen bedrijven in de regel een termijn van 30 dagen. Staat er een uiterste betaaldatum, dan weet je klant precies wanneer hij moet betalen en jij wanneer je kunt herinneren. Voeg rekeningnummer, naam van de rekeninghouder en een kenmerk toe. Bij te late betaling kan de wettelijke handelsrente gelden. Het actuele percentage vind je op rijksoverheid.nl.

Hoe lang je een factuur bewaart

De Belastingdienst vraagt je in de regel om je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en bij sommige regelingen voor verkoop binnen de EU geldt een langere termijn van 10 jaar. Ook kan de termijn pas later beginnen als een gegeven nog actueel is, bijvoorbeeld bij een contract met een lange looptijd. Controleer de actuele regels of vraag het je boekhouder.

Bewaar je facturen zo dat je ze kunt terugvinden en laten zien: leesbaar, compleet en onveranderd. Zie ook archiveren en de uitleg over bewaartermijnen.

Veelgemaakte fouten

• Een factuurnummer dat ontbreekt, dubbel voorkomt of gaten heeft zonder uitleg.
• Een handelsnaam zonder de juridische naam, of een postbusadres als enig adres.
• Het btw-nummer van de klant niet vermeld bij btw verlegd.
• Eén totaalbedrag zonder uitsplitsing van btw per tarief.
• Een verstuurde factuur achteraf aanpassen in plaats van een creditnota maken.
• Geen leverdatum of periode vermeld bij diensten die over meerdere maanden lopen.

Controlelijst voor je verstuurt

• Kloppen de namen en volledige adressen van jou en je klant?
• Staan je btw-nummer en KvK-nummer erop?
• Is het factuurnummer uniek en past het in je reeks?
• Staan datum, levering en omschrijving erop?
• Zijn bedrag, tarief en btw per tarief duidelijk?
• Staan het rekeningnummer, de naam erbij en de uiterste betaaldatum erop?
• Is er bij een bijzonder geval (verlegd, aanbetaling) de juiste vermelding?

Veelgestelde vragen