Archiveren en bewaartermijnen
In het portaal verdwijnt een factuur nooit. Je archiveert hem met een reden, hij valt uit je lijsten en je haalt hem met een klik terug. Bewaartermijnen stel je zelf in, met een ondergrens.
Vul je naam en e-mail in en je zit direct in je eigen demo. Na 30 minuten wordt alles gewist.
Voor wie
- Je wilt je lijsten opruimen zonder iets kwijt te raken.
- Je wilt kunnen laten zien dat een document nog precies zo is als het was.
- Je wilt weten hoe lang gegevens van een akkoord worden bewaard.
Wat het je oplevert
Opgeruimde lijsten
Een gearchiveerde factuur of offerte verdwijnt uit lijsten en tellers en staat onder het filter Gearchiveerd, met reden en datum.
Geen verwijderknop voor bewijs
Het portaal verwijdert nooit een factuur, genummerde offerte, betaling, document of bewijsregel. Databasetriggers beschermen die rijen.
Bewaartermijn onder eigen beheer
Facturen worden minimaal 7 jaar bewaard. Je kunt de termijn verhogen tot 30 jaar. Lager laat het portaal niet toe.
Controleren of niets is aangepast
Met 'Integriteit controleren' toets je of de bewijsketen en de afdrukken van een document nog kloppen.
Zo werkt het, stap voor stap
- Kies wat je archiveertDat kan een factuur, een offerte of een klant zijn.
- Geef een redenEen reden van 3 tot 300 tekens is verplicht.
- Zoek het terug onder GearchiveerdHet filter Gearchiveerd toont reden en datum. Een gearchiveerde factuur met een openstaand saldo blijft in het debiteurenrapport staan.
- Haal terug wat je nodig hebtEen klik is genoeg om een document of een klant terug te halen.
- Stel de termijnen inOnder Instellingen, bij Beveiliging, stel je de bewaartermijnen in. Het portaal laat geen lagere waarden toe dan de ondergrens.
- Bekijk wat toe is aan beoordelingEen maandelijkse droogloop telt wat de termijn voorbij is. Het staat dan onder 'Toe aan beoordeling' en jij beslist.
De schermafbeeldingen tonen Avsaro met voorbeeldgegevens van het verzonnen bedrijf Studio Voorbeeld.
De termijnen die je kunt instellen
- facturen: ondergrens van 7 jaar, instelbaar tot 30 jaar
- bewijs van een akkoord: 7 jaar
- mails: 7 jaar
- offertes zonder akkoord: 2 jaar
- technische gegevens van een akkoord: standaard 12 maanden (3 tot 84)
De ondergrens van 7 jaar is een instelling in het portaal. Welke termijn voor jou geldt, bepaal je met je boekhouder. Het portaal belooft niet dat je aan alle regels voldoet.
Wat de dagelijkse opruiming doet
Na de termijn maakt het portaal alleen de tekst van oude mails leeg en wist het IP-adres, de browser, de tijdzone en de taal van een akkoord. Bevestigingscodes, gebruikte herstelcodes en verlopen sessies worden ook opgeruimd. Facturen, offertes en bestanden blijven staan. Dit raakt de AVGDe Algemene verordening gegevensbescherming: de Europese regels voor het verwerken van persoonsgegevens.
Meer lezen, dus laat je bij twijfel adviseren.
Je gegevens blijven van jou
Facturen, genummerde offertes, betalingen en bewijs blijven staan, ook als je ze archiveert. Wil je je cijfers meenemen, dan exporteer je ze als csv-bestand en staan je ondertekende documenten als pdf in je OneDrive.
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur verwijderen?
Nee. Je kunt hem archiveren en corrigeren met een creditnota.
Kan ik archiveren terugdraaien?
Ja, met een klik haal je een document of klant terug.
Is 7 jaar genoeg?
Het is de ondergrens van het portaal. Wat voor jou geldt, hangt van je situatie af en is geen advies van ons.
Wat gebeurt er met gegevens van een akkoord?
Technische gegevens zoals het IP-adres worden na de ingestelde termijn gewist. De ondertekende pdf blijft bestaan.
Verwante functies
Begrippen
Hierover lezen
Volgende stap
Zie het archief in actie
In een demo archiveer en haal je een factuur terug, met voorbeeldgegevens.
Vul je naam en e-mail in en je zit direct in je eigen demo. Na 30 minuten wordt alles gewist.
Neem contact op