Facturen bewaren: hoe lang en waar?

De hoofdregel is zeven jaar

Je moet je administratie zeven jaar bewaren. Daaronder vallen je verkoopfacturen en inkoopfacturen, je bankafschriften en de overige stukken waarmee je kunt aantonen hoe je aan je cijfers komt. De termijn begint in de regel aan het einde van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Een factuur uit maart 2026 bewaar je dus tot en met 2033.

Voor sommige gegevens geldt een langere termijn, bijvoorbeeld bij onroerende zaken, waar de btw achteraf kan worden herzien. Heb je zulke gegevens, vraag dan je boekhouder welke termijn voor jou geldt.

Papier of digitaal

Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang de gegevens volledig, leesbaar en betrouwbaar blijven. Een pdf van een factuur is prima. Een foto van een bon die achteraf onleesbaar blijkt, niet. Je moet de stukken in de bewaartermijn ook kunnen laten zien aan de Belastingdienst als die erom vraagt.

Waar bewaar je ze

Een gedeelde map met een vaste indeling is voor veel ondernemers genoeg. Belangrijker dan het systeem is dat je het altijd op dezelfde manier doet. Een werkbare indeling:

• Eerst het jaar, dan de klant, dan het soort document (offerte, factuur, creditnota).
• Bestandsnamen die het nummer bevatten, bijvoorbeeld 2026-041 factuur Studio Voorbeeld.pdf.
• Een kopie op een tweede plek, bijvoorbeeld een cloudopslag naast je computer, zodat één defect niet al je stukken kost.
• Een manier om je boekhouder erbij te laten, zonder dat die in je hele mailbox hoeft.

Bewaar facturen niet alleen in je mailbox. Mail wordt opgeruimd, accounts verlopen en zoeken kost tijd.

Offertes en bewijs van akkoord

Voor een offerte zelf is er geen vaste bewaartermijn zoals voor facturen, maar het akkoord op een offerte is wel het bewijs van wat je hebt afgesproken. Zolang een discussie over het werk of de prijs nog mogelijk is, wil je dat bewijs kunnen laten zien. Veel ondernemers bewaren ondertekende offertes daarom net zo lang als de bijbehorende facturen.

Bewaar de ondertekende versie, de voorwaarden die golden en het bewijs van wie wanneer accepteerde. Meer daarover lees je in een offerte digitaal laten ondertekenen.

Persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig

Een factuur bevat persoonsgegevens, zoals een naam of een adres. De AVG zegt dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig. Je wettelijke bewaarplicht is een goede reden om facturen zeven jaar te houden. Voor gegevens zonder zo'n verplichting, zoals oude mailwisselingen of technische gegevens, hoef je geen eeuwigheid aan te houden. Stel een termijn vast en ruim daarna op.

Een eenvoudig plan

1. Kies één vaste plek en één indeling voor facturen en offertes.
2. Bewaar elk document op het moment dat je het verstuurt of ontvangt.
3. Zorg voor een kopie op een tweede plek.
4. Noteer wanneer je per jaar opruimt: pas na afloop van de termijn en niet eerder.
5. Vraag je boekhouder of er stukken zijn met een langere termijn.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een verzonnen adviseur bewaart alles in zijn mailbox. Als de Belastingdienst na vier jaar om een factuur uit 2023 vraagt, zoekt hij een middag in oude mails en vindt hem uiteindelijk als bijlage bij een bericht met een ander onderwerp. De maand erna zet hij een vaste mappenstructuur op: jaar, klant, documentsoort, met het factuurnummer in de bestandsnaam.

Een jaar later kost dezelfde vraag hem twee minuten. Het verschil is de gewoonte om elk document direct op de vaste plek te zetten. Een kwartier per week opruimen is voldoende zolang je het volhoudt.

Veelgestelde vragen