De drie niveaus volgens eIDAS
De Europese verordening eIDAS onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen.
- Eenvoudig: alles wat een persoon als handtekening gebruikt, zoals een getypte naam, een getekende handtekening op een scherm of een klik op Akkoord.
- Geavanceerd: een handtekening die uniek aan de ondertekenaar is gekoppeld, hem identificeert, onder zijn controle is gemaakt en zo is verbonden met het document dat een latere wijziging zichtbaar is.
- Gekwalificeerd: een geavanceerde handtekening die is gemaakt met een gekwalificeerd certificaat en een gekwalificeerd middel. Alleen deze heeft dezelfde werking als een handgeschreven handtekening.
Wanneer een eenvoudige handtekening genoeg is
De regel in eIDAS is dat een elektronische handtekening in beginsel niet als bewijs mag worden geweigerd alleen omdat hij elektronisch is of niet gekwalificeerd. Dat betekent niet dat hij altijd even sterk is. Bij een geschil beoordeelt een rechter de omstandigheden: wie tekende er, hoe is dat vastgesteld en kan iemand aantonen dat het document niet is veranderd?
Voor een offerte en de meeste zakelijke overeenkomsten is de wet in de regel vormvrij. Er hoeft dus geen speciale handtekening te zijn, en een akkoord per mail kan al volstaan. Voor sommige overeenkomsten schrijft de wet wel een vorm voor, bijvoorbeeld een notariële akte. Dan is een eenvoudige handtekening niet genoeg. Twijfel je, vraag het dan aan een jurist.
Het bewijs dat je bewaart
Hoe beter je kunt laten zien wat er is gebeurd, hoe sterker je positie. Een goed bewijsdossier bevat:
- wie het akkoord gaf: naam, functie en bedrijf
- wanneer: datum en tijd, liefst op de seconde nauwkeurig
- op welk document: een afdruk of controlegetal (hash) van de getoonde versie
- waarmee de klant instemde: de letterlijke tekst van wat hij heeft aangevinkt
- hoe de klant is geïdentificeerd: bijvoorbeeld een bevestigingscode naar zijn e-mailadres
- technische gegevens zoals IP-adres en browser
- de ondertekende versie, zodat je haar later kunt tonen
Bewaar dit zolang je het nodig kunt hebben. Voor fiscale stukken geldt in de regel een bewaarplicht van 7 jaar, zie de gids over wat op een factuur moet staan.
Wanneer je meer nodig hebt
Een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening past bij documenten met een groot financieel risico, bij langlopende contracten of als de wet of je klant erom vraagt. Denk aan een grote opdracht, een koopovereenkomst of een overeenkomst met een overheid. Bij een gewone offerte voor een website of onderhoudscontract is een eenvoudige handtekening met goed bewijs voor veel ondernemers voldoende. Of dat voor jou geldt, bespreek je met een jurist.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een verzonnen adviseur stuurt een offerte van € 4.800 voor een traject van drie maanden. De klant opent hem op zijn telefoon, vult naam en functie in, tekent met zijn vinger en bevestigt met een code die per mail aankomt. Een maand later betwist de klant het aantal sessies. De adviseur kan laten zien wie wanneer akkoord gaf, welke versie de klant zag en wat hij aanvinkte. Zonder zo'n dossier stond hij met een mail van de klant en een discussie over wat er bedoeld was.
Vaststellen wie tekent
Een handtekening zegt weinig als niet duidelijk is wie hem zet. Bij een eenvoudige handtekening help je je bewijs met een tweede controle. Een veelgebruikte manier is een eenmalige code die je naar het e-mailadres van de ondertekenaar stuurt. Wie de code invoert, heeft toegang tot die mailbox. Waterdicht bewijs van identiteit is dat niet, wel een extra aanwijzing.
Vraag ook naar de functie van de ondertekenaar en laat hem bevestigen dat hij bevoegd is om het bedrijf te binden. Dat voorkomt discussie als iemand later zegt dat hij dat niet mocht. Wie bevoegd is, kun je nagaan in het handelsregister van de KvK.
Getekend, getypt of aangeklikt
Voor de wet maakt de vorm in beginsel weinig uit: een getypte naam, een getekende handtekening of een aangevinkt vakje kunnen alle drie een eenvoudige handtekening zijn. Praktisch is een getekende of getypte naam met een aangevinkte verklaring sterker dan een klik alleen, omdat je klant er bewust iets voor doet. Zorg dat de tekst waarmee hij instemt duidelijk is en bewaar die letterlijk.
Veelgemaakte fouten
- Een afbeelding van een handtekening in een pdf plakken en denken dat het daarmee bewezen is.
- De ondertekende versie niet bewaren, of alleen de mail.
- Niet vastleggen welke versie van de offerte en de voorwaarden de klant zag.
- Een akkoord accepteren zonder te weten wie het gaf.
- Aannemen dat elke overeenkomst met een eenvoudige handtekening kan.
Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Hoe sterk een handtekening in een geschil uitpakt, hangt af van de omstandigheden. Laat belangrijke contracten door een jurist beoordelen.
Veelgestelde vragen
Is een digitale handtekening net zo geldig als een natte handtekening?
Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft automatisch dezelfde werking. Andere elektronische handtekeningen mogen in beginsel niet worden geweigerd omdat ze elektronisch zijn, maar de bewijskracht hangt af van de omstandigheden.
Kan ik een offerte per mail laten accepteren?
Dat kan in de regel, omdat een offerte vormvrij is. Een goed vastgelegd akkoord met naam, tijdstip en document is wel sterker dan een losse mail.
Wat is het verschil tussen geavanceerd en gekwalificeerd?
Een geavanceerde handtekening is uniek aan de ondertekenaar gekoppeld en maakt wijzigingen zichtbaar. Een gekwalificeerde handtekening is daarnaast gemaakt met een gekwalificeerd certificaat en middel van een erkende aanbieder.
Waar moet ik op letten bij het bewaren?
Bewaar het ondertekende document, de datum en tijd, de identiteit van de ondertekenaar en wat hij accepteerde. Voor fiscale stukken geldt in de regel 7 jaar.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
