Een goede offerte maken: opbouw, voorbeeld en tips

Wat een offerte eigenlijk is

Een offerte is een aanbod. Zegt je klant er ja op, dan is er in de regel een overeenkomst, ook als er verder niets is ondertekend. Daarom is het belangrijk dat alles wat je belooft er duidelijk in staat: wat je levert, voor welke prijs en onder welke voorwaarden.

Wil je niet direct vastzitten aan je prijs, schrijf dan duidelijk dat de offerte vrijblijvend is. Wil je dat de klant zekerheid heeft, noem dan een geldigheidsduur, bijvoorbeeld 30 dagen. Zonder zo'n termijn blijft onduidelijk hoe lang je aan je prijs gebonden bent. Of een bepaalde offerte in jouw geval bindend is, hangt af van de formulering en de omstandigheden. Twijfel je, vraag het dan aan een jurist.

Zo bouw je een offerte op

Een offerte leest prettig als je klant in een paar minuten kan zien wat hij krijgt en wat het kost. Deze volgorde werkt voor de meeste dienstverleners:

1. Kop met gegevens: jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, de naam van je klant, een offertenummer en de datum.
2. Aanleiding: twee of drie zinnen over wat de klant wil bereiken, in zijn eigen woorden. Zo merkt hij dat je hebt geluisterd.
3. Wat je levert: een korte beschrijving per onderdeel, en wat er niet bij hoort. Wat je uitsluit voorkomt de meeste meningsverschillen.
4. Prijs: een vast bedrag of uren maal tarief per onderdeel, exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder.
5. Planning: wanneer je kunt starten en hoe lang het duurt.
6. Betaling: aanbetaling, betaaltermijn en eventuele terugkerende kosten. Meer daarover in de gids over aanbetaling vragen.
7. Geldigheid en voorwaarden: tot wanneer de offerte geldt, en welke algemene voorwaarden van toepassing zijn.
8. Akkoord: een plek waar je klant duidelijk ja kan zeggen.

Een voorbeeld met bedragen

Stel dat je een website bouwt voor een verzonnen kapsalon, Salon Voorbeeld. De offerte ziet er in grote lijnen zo uit:

• Ontwerp en bouw website, 5 pagina's: 38 uur à € 85 = € 3.230,00
• Hosting en onderhoud: € 25,00 per maand, apart gefactureerd, exclusief btw
• Totaal eenmalig exclusief btw: € 3.230,00
• Btw 21 procent: € 678,30
• Totaal eenmalig inclusief btw: € 3.908,30
• Aanbetaling van 30 procent bij akkoord: € 1.172,49, de rest na oplevering binnen 14 dagen
• Geldig tot 30 dagen na de offertedatum

Let op wat er in zit: de prijs is uitgesplitst per onderdeel, de btw staat apart, de betaling is concreet en de geldigheid is duidelijk. Voeg onder het kopje Wat je levert ook toe wat er niet inzit, bijvoorbeeld teksten schrijven of foto's maken, tenzij dat wel zo is.

Vast bedrag, uurtarief of opties

Een vast bedrag geeft je klant rust en jou een prikkel om efficiënt te werken, maar het vraagt om een goede afbakening van wat erbij hoort. Uren maal tarief past bij werk waarvan de omvang lastig te voorspellen is. Een tussenvorm is een richtprijs met een duidelijk maximum.

Bied je opties aan, zoals extra pagina's of een onderhoudscontract, zet ze dan apart zodat de klant zelf kan kiezen. Dat voelt voor hem als regie en voor jou als een kans op een hoger bedrag, zonder druk. Zet bij terugkerende kosten de looptijd, de opzegtermijn en een eventuele prijsverhoging op papier. Hoe je dat later in je administratie verwerkt, staat in de gids over een abonnement in je administratie.

Veelgemaakte fouten

• Geen geldigheidsduur. Je klant komt na een half jaar terug met de oude prijs.
• Alleen een totaalbedrag. Zonder uitsplitsing kan de klant niet zien waar hij voor betaalt, en is een gesprek over de prijs lastiger.
• Onduidelijke btw. Zet erbij of bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Zakelijke klanten verwachten bedragen exclusief btw.
• Geen uitsluitingen. Wat je niet levert moet er ook staan.
• Voorwaarden niet meegestuurd. Algemene voorwaarden gelden in de regel alleen als je klant ze voor of bij het sluiten van de overeenkomst heeft gekregen. Stuur ze mee.
• Geen opvolging. Veel offertes krijgen nooit een antwoord omdat niemand ernaar vraagt. Plan een belmoment of een herinnering in.

Controlelijst voor je verstuurt

• Staan jouw gegevens en die van je klant er correct in, en klopt het btw-nummer?
• Is elke prijs uitgesplitst en staat de btw apart?
• Staat er wat je levert en wat niet?
• Is de planning realistisch?
• Zijn betaling en aanbetaling concreet?
• Staat er een geldigheidsduur of een vaste einddatum in?
• Zijn de algemene voorwaarden bijgevoegd?
• Weet je klant hoe hij akkoord geeft?

Akkoord en opvolging

Hoe makkelijker ja zeggen is, hoe sneller je antwoord krijgt. Laat je klant de offerte online bekijken en akkoord geven, zodat hij niet hoeft te printen of in te scannen. Hoe digitaal akkoord geven zich verhoudt tot de wet, lees je in de gids over een geldige digitale handtekening.

Zit er een week of twee tussen verzenden en antwoord, stuur dan één vriendelijke herinnering. Houd bij hoeveel offertes je verstuurt en hoeveel er een ja worden, de zogeheten offerteconversie. Daar leer je meer van dan van het gevoel dat het druk is.

Veelgestelde vragen