Wat een abonnement is
Bij een abonnement lever je dezelfde dienst in vaste perioden, zoals hosting, onderhoud, een retainer voor advies of een licentie. Elke periode volgt een Terugkerende factuurEen factuur die volgens een vast schema opnieuw wordt gemaakt, bijvoorbeeld elke maand, elk kwartaal of elk jaar.
Meer lezen met dezelfde regels. De afspraak ligt vast in een overeenkomst of offerte, met een looptijd en een opzegtermijn.
Een abonnement is iets anders dan een eenmalige opdracht die je in termijnen laat betalen. Bij een abonnement keert de omzet steeds terug en ligt het einde ver weg of ontbreekt het. Voor jou telt vooral dat je weet wat je elke periode mag verwachten, voor je klant dat hij weet waarvoor hij betaalt en hoe hij kan stoppen.
Wat je in de overeenkomst zet
- wat je levert en wat niet
- het bedrag per periode, exclusief btw
- de ingangsdatum en de factuurdatum, bijvoorbeeld de eerste van de maand
- de looptijd, en of het daarna stilzwijgend wordt verlengd
- de opzegtermijn en de manier van opzeggen
- of en hoe je prijzen verhoogt, bijvoorbeeld een jaarlijkse indexering
- de betaaltermijn en wat er bij te late betaling gebeurt
Een zakelijke klant verwacht dat afspraken eenvoudig terug te vinden zijn. Stuur de overeenkomst daarom mee met de eerste factuur of laat de klant er bij de offerte akkoord op geven. Bij een wijziging van de afspraken is het verstandig om opnieuw akkoord te vragen.
Leg opzegging en verlenging liever vast dan er op een algemene regel op te vertrouwen. Je jurist helpt je met de beste formulering.
Hoe het in je administratie komt
Elke periode is een eigen factuur, met een eigen nummer en de periode in de omschrijving, bijvoorbeeld Hosting oktober 2026. In je omzet telt elke factuur mee in het tijdvak van de factuurdatum. Betaal je klant een heel jaar vooruit, dan stem je met je boekhouder af hoe je dat boekt, want een deel van de omzet hoort dan bij volgende perioden. Hoe btw werkt bij een voorschot staat ook in de gids over aanbetaling vragen.
Voor je overzicht zijn twee cijfers handig: het maandelijks terugkerende bedrag (MRR) en het jaarbedrag (ARR). Samen laten ze zien hoeveel vaste omzet je in de komende periode kunt verwachten.
Een voorbeeld met bedragen
Een verzonnen webbureau heeft drie klanten met een onderhoudscontract:
- Klant A: € 95,00 per maand
- Klant B: € 150,00 per maand
- Klant C: € 600,00 per kwartaal, omgerekend € 200,00 per maand
- Maandelijks terugkerende omzet: € 445,00 exclusief btw
- Per jaar: € 5.340,00 exclusief btw
Verhoog je de prijs voor klant A met 4 procent per 1 januari, dan wordt dat € 98,80 per maand. Zet de verhoging vooraf in de overeenkomst en kondig hem tijdig aan.
Hoe je een abonnement factureert
Kies een vaste factuurdag, bijvoorbeeld de eerste van de maand, en blijf daarbij. Je klant weet dan wanneer hij de factuur verwacht en jij hebt een vast ritme. Controleer de eerste factuur altijd zelf voordat hij weggaat, zodat je zeker weet dat bedrag, btw en periode kloppen. Daarna kun je ervoor kiezen om de volgende facturen automatisch te laten klaarzetten.
Controleren voor versturen blijft verstandig zolang bedragen kunnen variëren, bijvoorbeeld bij uren die je achteraf afrekent. Is het bedrag elke periode gelijk, dan is automatisch versturen veilig, mits je klant dat weet. De betaaltermijn staat op de factuur. Bij zakelijke klanten geldt in de regel 30 dagen als er niets anders is afgesproken.
Pauzeren, opzeggen en wijzigen
Een abonnement kan stilstaan, bijvoorbeeld omdat je klant een periode geen onderhoud nodig heeft, of ophouden na opzegging. Leg vast met welke datum een abonnement stopt, zodat je na afloop geen factuur meer maakt. Wil je een periode niet in rekening brengen, maak dan duidelijk of je die later inhaalt of laat vervallen.
Verandert de dienst of de prijs, leg dat dan schriftelijk vast met een ingangsdatum, ook als het verzoek van je klant per mail kwam. Zo kun je later laten zien welk bedrag vanaf welke datum gold. Een foute factuur corrigeer je met een CreditnotaEen document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt, bijvoorbeeld bij een fout of een teruggenomen levering.
Meer lezen.
Veelgemaakte fouten
- Een abonnement zonder schriftelijke afspraak over looptijd en opzegging.
- Een factuur vergeten, waardoor je een periode niet factureert.
- Oude prijzen blijven doorlopen omdat niemand de verhoging heeft ingepland.
- Geen zicht op welke abonnementen actief, gepauzeerd of beëindigd zijn.
Dit is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies. Laat je contract en de verwerking van vooruitbetaalde bedragen controleren door een jurist of boekhouder.
Controlelijst
- Staat de afspraak op papier, met looptijd en opzegtermijn?
- Weet je per abonnement de volgende factuurdatum?
- Is de periode in elke factuur vermeld?
- Is een prijsverhoging gepland en aangekondigd?
- Weet je welke abonnementen gepauzeerd of beëindigd zijn?
Veelgestelde vragen
Is een abonnement hetzelfde als een onderhoudscontract?
Een onderhoudscontract is een soort abonnement. Beide leveren in vaste perioden dezelfde dienst op, tegen een vast bedrag.
Moet ik elke periode een factuur sturen?
Ja, elke periode krijgt een eigen factuur met een eigen nummer. Je kunt dat automatiseren, maar de factuur zelf blijft nodig.
Mag ik de prijs van een abonnement verhogen?
Alleen als je dat met je klant hebt afgesproken of als je klant instemt. Leg indexering daarom vooraf vast in de overeenkomst.
Hoe lang moet ik de facturen bewaren?
In de regel 7 jaar. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
