Signalen dat Excel niet meer genoeg is
- Je weet niet zeker wat het volgende factuurnummer is, of er zit een gat in de reeks.
- Je typt klantgegevens opnieuw in elke offerte en factuur.
- Je zoekt in meerdere bestanden naar welke offerte is geaccepteerd.
- Je weet pas aan het eind van het kwartaal welke facturen nog openstaan.
- Terugkerende facturen vergeet je soms, of je maakt ze met de hand.
- Een wijziging in het ene bestand komt niet in het andere terecht.
Eén of twee van deze signalen zijn normaal. Herken je er vier of meer, dan kost Excel je meer tijd en fouten dan het oplevert.
Er is ook een rustiger signaal: je wilt je klanten professioneler benaderen. Een offerte in je eigen huisstijl, een factuur met goed leesbare betaalgegevens en een klantpagina waar je klant online akkoord geeft, werken beter dan een los Excel-bestand dat je als pdf verstuurt.
Wat je meeneemt
- Klantgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, contactpersonen.
- Diensten en tarieven: wat je verkoopt, met omschrijving en prijs.
- Openstaande facturen: wat nog betaald moet worden.
- Lopende afspraken: abonnementen met bedrag, periode en volgende factuurdatum.
- Nummering: het laatste factuurnummer en offertenummer, zodat je reeks doorloopt.
Oude, betaalde facturen neem je niet over. Die bewaar je als pdf of als Excel-bestand. Voor je administratie geldt in de regel een bewaarplicht van 7 jaar, dus gooi niets weg. Zie ook de gids over wat op een factuur moet staan.
Een tip voor het overzetten: gebruik de overstap om gegevens te corrigeren, zoals een verouderd adres of een ontbrekend btw-nummer. Het btw-nummer van een buitenlandse klant controleer je in VIES, zie de gids over factureren naar het buitenland.
Een voorbeeld met aantallen
Een verzonnen installatiebedrijf heeft 140 klanten in een lijst, maar bijna de helft is sinds jaren niet meer actief. Het bedrijf neemt 65 klanten mee, 12 diensten, 9 openstaande facturen met een totaal van € 14.320 en 4 lopende abonnementen. De oude lijst blijft als bestand bewaard. De overstap kost twee middagen invoeren en een week parallel meedraaien.
Stap voor stap overstappen
- Inventariseer. Maak een lijst van alle bestanden en wat ze bijhouden.
- Ruim op. Verwijder dubbelen, vul ontbrekende gegevens aan en haal inactieve klanten eruit.
- Leg je nummering vast. Noteer het laatste factuurnummer en offertenummer en laat de reeks doorlopen.
- Stel je bedrijfsgegevens en huisstijl in. Logo, kleuren, standaardteksten en voorwaarden.
- Voer klanten en diensten in. Begin met je actieve klanten en wat je vaak verkoopt.
- Neem openstaande facturen en abonnementen over. Zo houdt je overzicht op wat nog binnenkomt.
- Draai even parallel. Maak een of twee weken je nieuwe offertes en facturen in het portaal en houd Excel alleen als controle bij.
- Sluit Excel af. Bewaar de bestanden als archief en maak ze alleen-lezen.
Reken voor het geheel op een paar middagen, verspreid over een of twee weken. De tijd gaat vooral zitten in het opschonen van gegevens en veel minder in het invoeren zelf.
Wat er verandert
In Excel is elk document een bestand dat je zelf maakt, opslaat en verstuurt. In een portaal staan klanten, diensten en documenten op één plek, en gegevens die je één keer hebt ingevoerd komen vanzelf terug. Een geaccepteerde offerte kan de basis zijn voor je factuur. Een abonnement staat vast, dus de volgende factuur hangt niet meer van je geheugen af. En je ziet in één overzicht wat openstaat en wat te laat is.
Wat je daarvoor inlevert, is de vrijheid om alles in te vullen zoals je wilt. Een portaal heeft vaste velden en een vaste volgorde. Voor de meeste dienstverleners is dat een voordeel, omdat er minder fouten insluipen, maar je moet er eerst aan wennen.
Wat blijft zoals het was
Een portaal voor offertes en facturen is geen boekhoudpakket. Je inkoopfacturen, bankboekingen en je btw-aangifte blijven in het pakket waarin je ze nu bijhoudt, of bij je boekhouder. Bij een goede koppeling krijgt je boekhouder een kopie van je verkoopfacturen, zodat je die niet opnieuw hoeft te typen. Zie ook de gids over je btw-aangifte voorbereiden.
Veelgemaakte fouten
- Alles tegelijk willen overzetten, ook wat je niet meer gebruikt.
- De nummering opnieuw laten beginnen, waardoor je dubbele nummers krijgt.
- Oude bestanden weggooien terwijl je ze nog moet bewaren.
- Geen overgangsperiode, waardoor je twee systemen half bijhoudt.
- Verwachten dat een portaal ook je boekhouding en btw-aangifte doet.
Dit is algemene informatie. Over bewaartermijnen en het overzetten van je administratie vraag je een boekhouder.
Controlelijst
- Zijn klanten, diensten, openstaande facturen en abonnementen overgezet?
- Loopt de nummering door vanaf het laatste nummer?
- Staan je gegevens, logo en voorwaarden goed ingesteld?
- Heb je de oude bestanden veilig bewaard?
- Weet je boekhouder hoe de documenten bij hem terechtkomen?
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Excel-lijst importeren?
Je diensten en bedrijfsgegevens richten we samen met je in bij de opzet. Je klanten voer je in terwijl je offertes maakt, of laat je door ons overnemen als meerwerk, vooraf afgestemd met een inschatting. Voor een kleine of opgeschoonde lijst is dat overzichtelijk.
Wat doe ik met mijn oude facturen?
Bewaar ze als pdf of als bestand. In de regel geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Controleer de actuele regels.
Hoe lang duurt overstappen?
Voor een klein bedrijf meestal enkele uren invoeren en een week of twee parallel meedraaien. Het hangt af van hoeveel klanten en lopende afspraken je meeneemt.
Vervangt een portaal mijn boekhouding?
Nee. Het portaal helpt bij offertes, facturen, abonnementen en rapporten over verkopen. Je boekhouding en je btw-aangifte blijven in je boekhoudpakket.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
