Wat je per abonnement vastlegt
Leg per klant een paar dingen vast, en zet ze ook in de offerte of overeenkomst:
- Wat je levert en voor welk bedrag, exclusief btw.
- De periode: maand, kwartaal of jaar.
- Vooruit of achteraf. Bij vooruit factureren staat het geld er al voordat je levert. Achteraf is gebruikelijk bij werk dat je per periode verbruikt.
- De startdatum, en eventueel een einddatum.
- De looptijd en de opzegtermijn.
Meer over hoe je abonnementen in je administratie verwerkt, lees je in abonnementen in je administratie.
Kies een vaste dag
Een vaste dag per maand, bijvoorbeeld de eerste, maakt het overzichtelijk voor jou en voor je klant. Kies een dag tot en met de 28e, dan bestaat hij in elke maand. Begint een abonnement midden in een periode, bereken dan voor de eerste periode een deel van het bedrag, of spreek af dat de eerste factuur een volle periode dekt.
Zet de periode op de factuur
Een factuur met de tekst Hosting en onderhoud zonder periode roept vragen op bij je klant en je boekhouder. Schrijf erbij waar de factuur over gaat, bijvoorbeeld Hosting en onderhoud oktober 2026. Dat voorkomt de vraag of een factuur dubbel is en maakt je administratie leesbaar.
Controleren of automatisch versturen
Moet je elke factuur nog bekijken, of mag hij vanzelf weg? Controleren blijft verstandig zolang bedragen kunnen verschillen, bijvoorbeeld bij uren die je achteraf afrekent. Is het bedrag elke periode gelijk, dan scheelt automatisch versturen werk. Een veilige afspraak is dat je de eerste factuur van een nieuw abonnement altijd zelf bekijkt en verstuurt.
Een prijsverhoging aankondigen
Kosten stijgen, dus je abonnementsprijs stijgt vroeg of laat mee. Kijk eerst wat je voorwaarden zeggen over het wijzigen van prijzen en wat in de overeenkomst staat over indexering. Kondig een verhoging ruim van tevoren schriftelijk aan, met het oude en het nieuwe bedrag en de datum waarop het ingaat. Hoe eerder je klant het weet, hoe minder weerstand je ondervindt.
Een voorbeeld: een verzonnen hostingbedrijf verhoogt per 1 januari het maandbedrag van € 25 naar € 27,50 exclusief btw. Het stuurt in oktober een korte brief met de reden en het nieuwe bedrag, zodat klanten twee maanden de tijd hebben om te reageren.
Pauzeren, stoppen en btw
Klanten willen soms een abonnement tijdelijk stilzetten. Spreek af wat er dan gebeurt: loopt de looptijd door, en haal je overgeslagen periodes in of vervallen ze? Leg dat vast, zodat je niet per klant opnieuw hoeft te beslissen. Het btw-tarief van een abonnement kan per klant verschillen, bijvoorbeeld bij een klant in het buitenland, dus controleer het per abonnement. Zie factureren naar het buitenland.
Een voorbeeld van een abonnement
Een verzonnen webbureau heeft een klant met een onderhoudsabonnement. Afspraak: € 120 per maand exclusief btw voor hosting, updates en een uur support, gefactureerd vooruit op de eerste van de maand, met een opzegtermijn van twee maanden na het eerste jaar.
- Factuurtitel: Hosting en onderhoud november 2026
- Bedrag: € 120,00 exclusief btw, btw 21 procent € 25,20, totaal € 145,20
- Betaaltermijn: 14 dagen
- Ongebruikte supporturen schuiven niet door, en dat staat in de overeenkomst
Doordat alles vooraf is afgesproken, hoeft het bureau elke maand alleen nog te controleren of er iets is veranderd, bijvoorbeeld een extra dienst die is bijgekomen.
Veelgestelde vragen
Welke dag van de maand kies ik?
Kies een dag tot en met de 28e, bijvoorbeeld de eerste. Die dag bestaat in elke maand en is makkelijk te onthouden.
Factureer ik vooruit of achteraf?
Vooruit geeft je zekerheid dat je betaald wordt voordat je levert. Achteraf past bij werk dat je per periode verbruikt. Zet de keuze in je overeenkomst.
Mag ik de prijs van een lopend abonnement verhogen?
Dat hangt af van wat je met je klant hebt afgesproken. Kijk in je overeenkomst en voorwaarden en kondig een verhoging ruim van tevoren schriftelijk aan.
Hoe houd ik overzicht over mijn vaste omzet?
Houd per abonnement bedrag, periode en einddatum bij, en tel ze op tot een maandbedrag. Dan zie je wat er elke maand zeker binnenkomt.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
