Een betaallink op je factuur: wat het scheelt en waar je op let

Wat een betaallink is

Een betaallink is een adres op je factuur of in de mail waarmee je klant het bedrag direct kan betalen. Klikt hij erop, dan komt hij op een betaalpagina met het juiste bedrag en een omschrijving. Hij kiest iDEAL, opent zijn bankapp en bevestigt. Daarna komt hij terug op een pagina die laat zien dat de betaling is gelukt.

Het geld loopt niet rechtstreeks van je klant naar jou. Een betaaldienst zit ertussen. Die ontvangt de betaling en maakt het bedrag volgens zijn afspraken aan jou over. Daarvoor heb je een eigen account bij zo'n dienst nodig.

Wat het je scheelt

• Geen overtypen. Bedrag, IBAN en kenmerk kloppen altijd, dus er gaat minder fout.
• Sneller betaald. Wie op het moment dat hij de factuur opent kan betalen, doet het vaker meteen.
• Minder afstrepen. De betaaldienst meldt de betaling, zodat jij niet langs je bankafschrift hoeft.
• Minder herinneringen. Zodra de betaling bekend is, kunnen de herinneringen stoppen.

Wat het kost

Een betaaldienst rekent in de regel een bedrag per betaling. Dat bedrag betaal je aan de betaaldienst. Het verschilt per dienst en kan veranderen, dus kijk altijd op de website van de dienst voor het actuele tarief. Reken het door met je eigen facturen: bij veel kleine bedragen telt een vast bedrag per betaling zwaarder dan bij een paar grote facturen.

Vergelijk het bedrag met wat een late betaling je kost aan tijd en herinneringen. Voor sommige ondernemers weegt dat op tegen de kosten, voor anderen niet.

Waar je op let

• Je hebt een account nodig bij een betaaldienst. Die controleert je bedrijfsgegevens voordat je betalingen mag ontvangen. Dat kan even duren, dus regel het ruim voordat je het nodig hebt.
• Test eerst. Betaaldiensten hebben een testmodus waarin je een betaling kunt doen zonder echt geld. Doe dat voordat je een link naar een klant stuurt.
• Houd een tweede weg open. Niet elke klant wil via een link betalen. Zet je bankgegevens en een kenmerk ook op de factuur.
• Let op oplichting. Oplichters sturen valse betaallinks. Stuur de link alleen vanaf je eigen e-mailadres, en laat je klant weten dat je geen bankgegevens per telefoon wijzigt.
• Verwerk terugbetalingen. Een creditnota moet in je administratie kloppen met wat de betaaldienst heeft teruggestort.

Zonder betaallink

Een betaallink is geen verplichting. Zonder link betaalt je klant met een bankoverschrijving. Zet dan het bedrag, je IBAN, de tenaamstelling, een kenmerk en de uiterste datum duidelijk op de factuur, het liefst met een knop waarmee je klant ze kan kopiëren. Jij controleert zelf of het geld binnen is en legt de betaling vast. Dat kost minder per factuur en iets meer tijd.

Een rekenvoorbeeld

Een verzonnen webdesigner stuurt 20 facturen per maand met een gemiddeld bedrag van € 450. De helft daarvan wordt pas na een herinnering betaald, dus tien herinneringen per maand. Stel dat een betaaldienst € 0,30 per betaling rekent (een voorbeeldbedrag, geen actueel tarief). Dan kost de betaallink bij 20 betalingen € 6 per maand.

Daar staat tegenover wat de webdesigner minder doet: minder herinneringen schrijven, minder bankafschriften langslopen en minder bellen met klanten die zeggen dat ze het bedrag vergeten waren. Neem je daarvoor een kwartier per herinnering, dan zijn drie minder herinneringen per maand al 45 minuten. Reken dit met je eigen aantallen en je eigen uurtarief door. Voor wie weinig facturen verstuurt, kan een bankoverschrijving met duidelijke gegevens volstaan.

Veelgestelde vragen