Controleer eerst je eigen kant
Voordat je iemand aanspreekt, kijk je of je zelf alles goed hebt gedaan. Een groot deel van de late betalingen heeft een eenvoudige oorzaak.
- Is de factuur echt verstuurd, naar het juiste e-mailadres en niet in de spam beland?
- Staan het factuurnummer, de vervaldatum en je IBAN er correct op?
- Heeft je klant een inkoopordernummer of kenmerk nodig dat ontbreekt? Grotere bedrijven weigeren facturen zonder.
- Is er een lopende discussie over het werk of de prijs? Dan is een herinnering het verkeerde gesprek.
Een vriendelijke herinnering
Kort na de vervaldatum, bijvoorbeeld na drie tot vijf dagen, stuur je een korte herinnering. Ga ervan uit dat het een vergissing is. Noem het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en hoe de klant kan betalen, en voeg de factuur nog een keer toe.
Beste Anna, volgens mijn administratie staat factuur 2026-041 van € 2.420,00 nog open. De vervaldatum was 3 oktober. Misschien is hij tussen de mail verdwenen, daarom stuur ik hem nog eens mee. Kun je laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? Alvast bedankt.
Een aanmaning met een nieuwe termijn
Komt er na een week of twee geen reactie, dan stuur je een aanmaning. Die is formeler. Je zet erin dat de factuur nog openstaat, welk bedrag je verwacht en tot welke datum je klant de tijd krijgt, bijvoorbeeld zeven of veertien dagen. Zeg ook wat er gebeurt als de betaling uitblijft: je kunt wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen en de vordering uit handen geven.
Bel daarnaast. Een telefoongesprek lost vaak meer op dan de derde mail, en je hoort of er een reden is. Leg gemaakte afspraken, zoals een betalingsregeling, daarna schriftelijk vast.
Wettelijke rente en incassokosten
Tussen ondernemers geldt bij te late betaling de wettelijke handelsrente. Het percentage is gekoppeld aan een rentetarief van de Europese Centrale Bank, met een opslag, en wordt per halfjaar vastgesteld. Kijk voor het actuele percentage op rijksoverheid.nl.
Voor incassokosten gelden voor consumenten strikte regels, zoals de veertiendagenbrief. Voor zakelijke klanten gelden die regels niet op dezelfde manier, maar kosten moeten redelijk zijn. Staat in je voorwaarden wat je in rekening brengt, dan heb je een steviger positie. Wil je rente of kosten innen, geef dan eerst schriftelijk een laatste termijn en noem die kosten daarin.
Incasso of rechter
Helpt een aanmaning niet, dan zijn er drie wegen. Je kunt een incassobureau of jurist inschakelen, je kunt zelf een procedure starten, of je kunt de vordering afboeken als de kosten niet opwegen tegen het bedrag. Voor kleinere vorderingen is de kantonrechter bevoegd. Laat je adviseren voordat je dit doet, want de kosten lopen op en niet elke klant is te innen.
Gaat het om een klant die in geldnood zit, kijk dan of een betalingsregeling beter werkt dan een procedure. Een klant die in termijnen betaalt, is voor jou meestal meer waard dan een uitspraak zonder geld.
Zo voorkom je dat het weer gebeurt
- Vraag een aanbetaling bij grotere opdrachten, zie aanbetaling vragen.
- Kort je betaaltermijn in. 14 dagen is gebruikelijk bij kleinere bedragen. Zet de termijn op offerte en factuur.
- Maak betalen makkelijk met een betaallink en met je bankgegevens op de factuur.
- Stuur herinneringen volgens een vast schema, zodat je niet per factuur hoeft te bedenken wat je doet.
- Houd een lijst van openstaande facturen met de datum van het laatste contact.
Uit onderzoek van Knab onder zelfstandigen (2025) bleek dat ongeveer de helft het afgelopen jaar met te late betaling te maken kreeg. Een vast schema scheelt je dan elke keer het nadenken.
Veelgestelde vragen
Hoe lang wacht ik met een herinnering?
Stuur de eerste herinnering kort na de vervaldatum, na drie tot vijf dagen. Wacht je langer, dan went je klant eraan dat de vervaldatum niet strikt is.
Mag ik rente rekenen als mijn klant te laat betaalt?
Tussen ondernemers geldt bij te late betaling in de regel de wettelijke handelsrente. Geef voor de zekerheid schriftelijk een laatste termijn en noem de rente daarin.
Wat als mijn klant zegt dat hij de factuur nooit kreeg?
Stuur hem opnieuw met een nieuwe, redelijke termijn. Bewaar de verzonden mail zodat je kunt laten zien wanneer en waarheen je hem stuurde.
Wanneer schrijf ik een factuur af?
Als je klant failliet is, niet bereikbaar blijft of de kosten van incasso hoger worden dan het bedrag. Bespreek de btw-gevolgen met je boekhouder.
Deze uitleg is algemene informatie en geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken. Vraag bij twijfel je boekhouder of adviseur, of kijk bij de Belastingdienst of de KvK.
