ERP of bedrijfsportaal: wat past bij jouw bedrijf?

Wat een ERP doet

Een ERP-systeem (enterprise resource planning) brengt de kernprocessen van een bedrijf in één pakket samen. Denk aan voorraad, inkoop, productie, financiële administratie met grootboek, projecten, uren en personeel. Het is gemaakt voor bedrijven waar meerdere mensen op die onderdelen werken en waar de ene afdeling moet weten wat de andere doet.

Dat werkt goed bij een productiebedrijf, een groothandel of een bedrijf met veel medewerkers. Het kost ook inrichting, onderhoud en training. Voor een dienstverlener met een paar klanten per maand is het meestal meer dan nodig.

Wat een bedrijfsportaal voor je verkoop doet

Een bedrijfsportaal voor je verkoop regelt de keten van offerte tot betaling: een offerte maken, laten tekenen, er een factuur van maken, betaling ontvangen en overzicht houden. Voorraad en productie horen er niet bij, en je boekhouding blijft in je boekhoudpakket. Het werkt naast het pakket van je boekhouder.

Bij een klantportaal denken veel mensen aan een omgeving waarin de klant inlogt. In een bedrijfsportaal voor kleine ondernemers is de klantkant vaak een persoonlijke link, zonder account, waarop de klant een offerte ziet en een factuur betaalt.

Welke vragen helpen je kiezen

• Heb je voorraad of productie? Dan heb je een ERP of een voorraadsysteem nodig. Een portaal voor offertes en facturen helpt je daar niet bij.
• Werken er meerdere mensen in hetzelfde systeem? Met rollen en rechten zit je bij een ERP of een groter pakket. Een portaal met één gebruiker past bij een eigenaar die alles zelf doet.
• Waar zit je grootste tijdverlies? Zit dat in offertes opstellen, laten tekenen en facturen overtypen, dan lost een portaal voor je verkoop dat direct op.
• Heb je al een boekhoudpakket en een boekhouder die ermee werkt? Dan maak je de verkoopkant strakker en hoef je geen tweede boekhouding bij te houden.
• Verkoop je aan bedrijven of aan particulieren? Veel zakelijke portalen zijn niet gemaakt voor particulieren.

Een ERP voor zzp'ers

In de meeste gevallen niet. Een zzp'er die adviseert, ontwerpt, bouwt of onderhoudt heeft geen voorraad, geen productieplanning en geen personeel. Wat hij nodig heeft, is een boekhoudpakket voor zijn administratie en een nette manier om offertes en facturen te maken. Een ERP voegt dan vooral kosten en beheer toe.

Dat verandert als je gaat groeien: een eigen magazijn, personeel, meerdere vestigingen of een klantenbestand dat je vanuit meerdere plekken beheert. Dan hoort een groter systeem erbij.

Samen gebruiken

Je hoeft niet te kiezen. Een bedrijf met een ERP kan een apart systeem voor offertes gebruiken, en een kleinere ondernemer kan beginnen met een portaal voor de verkoop en later een groter systeem toevoegen. Zorg dat je gegevens kunt exporteren, zodat een latere overstap geen herstart betekent.

Wat je van een systeem voor je verkoop mag verwachten

• Dat je een bedrag één keer typt en het op offerte, factuur en rapport terugziet.
• Dat je klant online kan tekenen en betalen, en dat jij daar bewijs van houdt.
• Dat je exports en rapporten krijgt waarmee je boekhouder verder kan.
• Niet dat het je boekhouding vervangt, je btw-aangifte doet of je voorraad bijhoudt. Als een leverancier dat wel belooft, vraag dan door.

Heb je een vraag die verder gaat dan offertes en facturen, bijvoorbeeld een ERP, een CRM of software op maat, dan kan Assist2go meedenken. Kijk daarvoor op assist2go.nl.

Veelgestelde vragen